A urgência do Comércio Exterior

No meu primeiro emprego, trabalhando em uma empresa de agenciamento de carga percebi que a palavra URGENTE era a principal que descrevia as trocas de e-mail e ligações no Comércio Exterior.

 Já era rotina, enviar um e-mail solicitando uma cotação e já puxar o nextel e avisar “Fulano, essa cotação é urgente”. No operacional não era diferente, a coleta da carga era urgente, o booking era urgente, embarque urgente, TUDO URGENTE.

Toda essa pressão realmente agilizavam as operações de frete internacional. Me lembro de uma exportação aérea que todo o processo levou apenas 2 dias.

Mas me lembro também de um natal que não conseguia booking e minha chefe fez questão de ligar para a companhia para informar: É URGENTE!

Nas minhas outras experiências no Comex , como prestadora de serviço, eu não pedia urgência, só recebia pedidos: URGENTE, CRÍTICO, PRIORIDADE, e por aí vai…

Bom, aprendi nessa rotina louca do Comex a fazer as coisas muito rápido e fico até um pouco ansiosa ao fazer atividades mais lentamente. Gostaria de propor uma reflexão e analisar como trabalhar de forma URGENTE o tempo todo pode influenciar a nossa vida e até mesmo provocar alguns transtornos de ansiedade ou síndrome de Burnout.

Será que tudo é realmente urgente? Ou as pessoas estão cada dia mais ansiosas e demandando menos tempo? Você solicita muita urgência a sua equipe e/ou prestadores de serviços? Você recebe muitas solicitações de urgência? Como se sente? Já se acostumou?

Alguns fatores que justificam a tal da urgência:

• Falta de profissionais na equipe
• Falta de organização e planejamento
• Falta de uma gestão de risco
• E a maioria das vezes, a urgência tercerizada. Ou seja, quando você só repassa um pedido feito a você.

Nem sempre esses fatores acontecem dentro da sua empresa, mas se um dos prestadores de serviço possuir essas características, nós já sabemos o que acontece.

Como saber o que é urgente de verdade?

Saiba diferenciar o que é importante e o que é urgente:

• Importante: As tarefas que merecem prioridades.
• Urgente: Exige a atenção imediata para execução da tarefa.

Na matriz da Administração do Tempo, de Merrill Douglas, ele explica que existem tarefas: importantes e urgentes, importantes e não urgentes, urgentes e não importantes e não urgentes e não importantes.

• Importante e urgente: fazer imediatamente (crises, prazos, problemas, emergências).
• Importante e não urgente: dentro do prazo programado, necessário planejamento.
• Urgentes e não importantes: delegue
• Não urgente e não importante: tentar evitar.

Conheça essa matriz e aplique na rotina, dessa forma haverá mais organização nas tarefas executadas.

Se você já se sentiu assim, deixe um comentário aqui no blog!