Como o Scrum pode ajudar equipes no Comércio Exterior?
A eficiência do setor de comércio exterior está diretamente ligada com a qualidade da equipe que gerencia os processos, por isso é importante utilizar o framework SCRUM para o desenvolvimento das principais atividades e projetos em menos tempo,menos custos e mais qualidade.
O SCRUM busca a entrega produtiva e criativa do produto final, para aplicá-lo é necessário conhecer exatamente o que é o produto final: A SATISFAÇÃO DO CLIENTE.
No comércio exterior, diversos fatores podem influenciar a satisfação do cliente; A escolha do fornecedor certo, a cotação de frete dentro do esperado, a entrega da carga no destino dentro do prazo, as burocracias resolvidas, a gestão da operação realizada com sucesso, a segurança que o cliente possui em contratar a empresa, o embarque parametrizado em canal verde, os custos logísticos reduzidos, ou a liberação da carga sem atrasos.
Mas como esse FRAMEWORK pode ajudar as equipes de comércio exterior a entregar o produto final da melhor forma?
A equipe
Equipes que utilizam SCRUM atingem o que é chamado “hiper produtividade” , não apenas a quantidade produzida aumenta, como também a qualidade. O que o SCRUM faz é medir o que está sendo feito e aplicar constantemente melhorias nos processos , com a mentalidade de que sempre há o que ser melhorado dentro do fluxo processual.
Um profissional de comex possui um amplo conhecimento não apenas em trâmites logísticos, mas é multidisciplinar e possui conhecimentos aprofundados sobre o mercado mundial, legislação, geografia, cultura, história, marketing e vendas, estratégias, matemática, estatística e economia.
O SCRUM demanda indivíduos multidisciplinares, porém de nada serve todos esses conhecimentos se não houver a liberdade para a equipe aplicar nos processos. O framework afirma que as equipes devem ter autonomia e que sejam autogerenciáveis, para isso, dois fatores são essenciais, a confiança do líder na equipe e o senso de responsabilidade da entrega do produto final.
“Dê às pessoas a liberdade de fazer o que acham melhor e a responsabilidade pelas suas decisões” – Jeff Sutherland no livro: Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo
Outro fator que esse framework segue é que todos os membros da equipe devem possuir clareza do PROPÓSITO e OBJETIVO. No comércio exterior isso pode ser aplicado, de forma que todos da equipe, mesmo que em diferentes etapas do processos conheçam toda a operação do início ao fim, o que é um grande desafio para empresas de grande porte.
Erros e aprendizados
Erros não são aceitos no comércio exterior, um erro pode gerar multas, bloqueios, altos custos de armazenagem e ainda a empresa pode ficar indicada na gestão de risco da receita federal por excesso de retificação e nunca mais conseguir sair do tão temido canal vermelho. Porém, o que não foi avisado à Receita Federal é que, infelizmente, humanos são falhos e erram.
Por isso as equipes que utilizam SCRUM, possuem o pensamento que erros geram aprendizados, Eric Ries escritor do livro The Lean StartUp compartilhou em seu livro a seguinte ideia:
“Falhe cedo
Falhe barato
Falhe rápido”
Se todos estão propensos a errar, que seja o mais cedo possível, que possa se resolver rapidamente e que não gere altos custos.
Talvez na prática não seja assim, tão glamouroso falar de erros, mas ninguém pode negar que errar e ver as consequências é a melhor forma de aprender e ainda e gera exemplos a toda equipe.
O tempo e o planejamento
Estamos vivendo uma fase no comércio exterior de muitas mudanças, como: CCT, DUIMP, automatizações desde follow ups até portos inteiros, big data, inteligência artificial e outras tecnologias que já estão sendo usadas para facilitar os trâmites de importação e exportação. Essas mudanças acontecem rapidamente, é por isso que as equipes devem ser adeptas a elas e agir de forma ágil para alcançar os objetivos.
A autonomia da equipe é importante também para o tempo, pois torna a tomada de decisão mais rápida, não há a necessidade de burocracias processuais e o setor consegue tomar uma ação com mais agilidade após o ocorrido, não dependendo de uma estrutura hierárquica.
Muitas mudanças podem ocorrer em uma operação de transporte internacional por isso o SCRUM ajuda a equipe a ter tempestividade, a desenvolver no planejamento a possibilidade de mudança, descoberta e inovação e a preparação para atender as expectativas do seu cliente se algo não esperado acontecer.
“Primeiro, aprenda as regras e formas. Quando tiver domínio delas, inove. Por fim, em um estado elevado de mestria, descarte as formas e apenas seja.” Jeff Sutherland no livro: Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo
As principais características de uma equipe que utiliza o SCRUM como forma de trabalho:
A gerência e supervisão identificam e removem obstáculos para que analistas e assistentes consigam desenvolver suas tarefas;Capacidade de trabalhar em equipe e dividir tarefas;
Norte encarnado na organização;Objetivos, metas e sprints se tornam visíveis;Agilidade nas decisões;Melhoria contínua nos processos;Transparência nos processos;
Como implementar na sua equipe:
- A escolha do PRODUCT OWNER, essa pessoa terá a visão do produto final, e deverá motivar a equipe a possuir o mesmo propósito, detalhar o passo 3 a todos os participantes do projeto.
- Determinar um SCRUM Master, essa pessoa será responsável por eliminar tudo o que não está dando certo, ou está diminuindo o ritmo da equipe. Ele deve encontrar formas para maximizar a operação, é o coach e facilitador das operações.
- A criação e revisão de um backlog, ou seja, uma lista com tudo o que precisa ser realizado em uma operação. Exemplo de um backlog de uma empresa de agenciamento de carga, em uma operação de importação:
- Desenvolvimento do cliente;
- Cotação de valores de frete, taxas de origem e destino;
- Contato com o agente no exterior;
- Reserva com a companhia de transporte;
- Coleta da carga na fábrica;
- Emissão e/ou conferência das documentações de embarque;
- Atualização constante ao cliente, através de follow up;
- Emissão de demais documentos;
- Despacho e desembaraço aduaneiro;
- Entrega da carga no destino.
Essa lista é a visão do produto final, é o que deve acontecer para a entrega perfeita do produto final, mas cada item da lista acima pode ser melhorado de alguma forma. Por isso, é necessário a redefinição do backlog para cada etapa.
O item 1 está acontecendo da forma que deve acontecer? Qual o grau de dificuldade da tarefa do item 8? A tarefa 7 é visível a toda equipe e ao cliente? Quando a tarefa 7 é realizada todos têm a noção de “feito” ou é preciso ser revisada diversas vezes após a conclusão?
- Criação do sprint, deve ser definido qual é o principal objetivo, a equipe analisa o backlog e determina as prioridades que devem ser realizadas e com base nisso define o prazo para a conclusão do sprint;
- Deixar o trabalho visível, a maneira mais simples de fazer isso é através de dashboards, quadros, flipcharts, post its ou através de aplicativos como TRELLO. Um quadro SCRUM pode facilitar muito o dia a dia do comércio exterior, basta criar 3 colunas que devem ser alimentadas sempre: “A fazer” , “ Em andamento” e “Feito”, com o passar do tempo, novas colunas podem ser criadas, como por exemplo “Em teste” ou “Em desenvolvimento”.
- Reunião diária até o prazo determinado do sprint, todos os dias as perguntas devem ser respondidas “O que você fez ontem para ajudar a equipe a concluir o sprint”, “o que você fará hoje para ajudar a equipe a concluir o sprint?” , “Quais são os obstáculos que esta impedindo a equipe de alcançar a meta do sprint?”
- Revisão, nessa etapa tudo que foi “Feito” e todas as otimizações devem ser expostas para toda a empresa, inclusive para setores que não estão diretamente ligados com o projeto e também aos stakeholders .
- Retrospectiva, solicitação de feedbacks aos clientes. Também nessa etapa deve ser discutido o que mais a equipe poderia ter feito de melhoria, como foi o desenvolvimento desse sprint, o que pode ser implementado de imediato.
- Próximo Sprint! É considerado a experiência passada, para uma velocidade ainda mais rápida na otimização em determinada etapa do processo.
Leia os livros para aplicar essa técnica na sua empresa:
