ENTENDA O QUE É AGENTE DE CARGA INTERNACIONAL

A logística de uma operação de compra e venda internacional é complexa. São diversas as negociações, burocracia, trâmites e conhecimentos necessários em diferentes áreas para uma mercadoria chegar em segurança e dentro do prazo acordado até o seu destino.

Além da expertise necessária para realizar uma operação de logística internacional, há diversos envolvidos que formam a cadeia de suprimentos, como: transportadoras, companhias de transporte internacional, despachantes aduaneiros, autoridades e órgãos anuentes.

É o agente de carga que é responsável pelo relacionamento entre esses players e pela realização e entendimento da logística para o importador e exportador.

O que é um Agente de Carga Internacional?

A forma mais fácil de entender o que é um agente de carga é criando uma analogia com o agente de viagens. O papel desses dois agentes são semelhantes, porém um leva pessoas do ponto A ao ponto B e o outro leva cargas. Por exemplo:

• O agente de viagens busca a passagem com o melhor preço para seu cliente e faz uma reserva. O agente de carga também, porém em diferentes modais de transporte e para levar a mercadoria até o destino e não turistas.
• Enquanto o agente de viagens é contrato para reservar um hotel, o agente de carga é contratado para reservar um espaço em um armazém ou terminal.
• O agente de viagens prepara documentos, como visto e vacinas necessárias para viagem em determinado país. O agente de carga também prepara documentos para a entrada em determinado país e garante o tratamento certo para essa carga entrar em território estrangeiro, por exemplo: a fumigação de madeira, etiquetas especiais, entre outras documentações.
• O agente de viagens orienta aos seus clientes hábitos culturais e gafes que não podem ser cometidas. Já o agente de cargas garante que a mercadoria esteja dentro das normas de determinado país, assim evitando que ela seja devolvida a sua origem ou destruída a pedido das autoridades locais.
• O agente de viagens contrata o seguro para a saúde dos viajantes. O agente de carga contrata o seguro para garantir a chegada da mercadoria em bom estado.

O agente de carga internacional

O agente de carga internacional é o representante legal do importador e exportador na realização do transporte, da origem até o destino, bem como dos procedimentos burocráticos. Portanto, é ele que emite documentações, negocia frete e taxas, acomoda a carga, consolida e desconsolida unidades e verifica as peculiaridades durante todo o processo logístico.

Visto isso, essa profissão demanda profissionais multidisciplinares, isto é, que possuem diferentes habilidades, pois todos os dias, esse profissional é desafiado a conhecer algo novo, seja em peculiaridades de cada embarque ou na legislação aduaneira.

O profissional dessa área, atuando como empreendedor ou colaborador, deve possuir boa comunicação, agilidade nas atividades diárias, senso de urgência, capacidade de negociar e se relacionar com diferentes culturas e inteligência analítica.

Quando um agente de cargas é necessário?

O agente de cargas é necessário para transporte na compra e venda internacional, apesar de não ser obrigatório ele facilita os trâmites logísticos e reduz custos para importadores e exportadores, trazendo mais segurança e menos riscos para a operação.

Quais são as atribuições dos agentes de carga internacional?

A principal atribuição do agente de cargas internacional é garantir que a mercadoria será entregue sem avarias nos termos, condições e tempo estabelecidos no momento da negociação com seu cliente. Para isso ocorrer com excelência, é necessário a negociação dos custos e a preparação das documentações para os trâmites de importação e/ou exportação.

Como é o trabalho de um agente de cargas?

O trabalho de um agente de cargas depende muito de dados recebidos por terceiros, que devem ser analisados, interpretados, transformados em informação útil e compartilhados com seus clientes. A partir dessas informações será realizada diversas tomadas de decisão para o embarque, como: A empresa de transporte, o modal mais adequado, a data de saída entre muitos outros detalhes.

Apesar de existir uma rotina burocrática a ser seguida, o dia a dia do agente de carga é dinâmico, pois ele realiza diferentes atividades e possui a oportunidade de aprendizado todos os dias. Muitas vezes esse profissional, trabalha além do seu expediente para negociar, receber ou enviar informações para países com diferentes fuso horário.

O dia a dia do agente de cargas

O dia a dia do agente é baseado na comunicação com parceiros, fornecedores e cliente.

Abaixo algumas atividades do dia a dia do agente de cargas:

• Solicitação de cotações para companhias de transporte:

O trabalho do agente de cargas inicia quando seu cliente (o importador e/ou exportador) envia uma solicitação de cotação com os principais dados da carga:

• Incoterm;
• Dimensões;
• Peso;
• Cubagem;
• Descrição da mercadoria;
• NCM;
• Melhor data para embarque;
• Valor da mercadoria.

Na sequência, o agenciador inicia seu planejamento, averiguando com base nas informações adquiridas, a forma mais adequada de realizar o embarque, sempre buscando a melhor taxa de frete e as melhores condições – uma vez, que não adianta o frete ter um baixo custo e a rota ser mais longa que o esperado, o cliente não conseguir o free time esperado no porto, ou até mesmo existir a cobrança de outras taxas que encarecem a operação.

Diversos métodos são estudados por esse profissional até a escolha da companhia de transporte, que lhe oferecerá as melhores condições financeiras e logísticas. Após esse estudo é feita a proposta onde será adicionado o profit do agente sobre as taxas de frete.

Reserva de praça:

Assim que a proposta, enviada pelo agente de cargas, for aprovada pelo seu cliente, é definido a melhor data para o embarque e confirmação dos dados apresentados na cotação. Após essa definição, é realizado o booking , também chamado de reserva de praça junto com a companhia de transporte, e de preferência a contratação do seguro internacional.

O agente também agenda com o exportador e transportadora a preparação da carga e sua coleta.

Emissão e/ou conferência de documentações:

Nos primeiros momentos, é muito importante que o agente conheça toda a operação logística, prazos e burocracia. Por exemplo, se é necessário Certificado De Origem, licenças de importação ou exportação e diferentes certificações.

Após averiguar as documentações e trâmites que serão necessários, o agente, normalmente, emite as documentações, como: Instrução de embarque, conhecimento (BL ou AWB), Invoice e Packing List. Após essas emissões, é importante a aprovação por todas as partes, importador, exportador, companhias de transporte e agentes nacionais e no exterior.

Contato com o despachante e acompanhamento da liberação:

Após documentações emitidas e aprovadas, a coleta da carga e a chegada no aeroporto, o agente entra em contato com o despachante para realizar a liberação, onde a carga poderá ser parametrizada na exportação em canal laranja, verde, vermelho ou cinza. E na importação amarelo, verde, vermelho e cinza.

Após o desembaraço da mercadoria, o agente espera ansiosamente pelo canal verde de parametrização. Se houver demurrage ou detention, o agente é responsável por cobrar seu cliente, podendo incluir uma taxa nesse sobre o valor.

Follow up:

O agente deve avisar em tempo real para seu cliente através do follow up do embarque todas as atualizações, como data de saída, previsão de chegada, liberação etc.

Quais as vantagens de contar com um agente de cargas durante os envios internacionais?

Há muitas vantagens em contratar um agente de cargas para realizar os trâmites e burocracias, uma delas é a otimização do tempo em empresas que exportam e/ou exportam seus produtos, porém não possuem o afretamento como core business.

Além disso, operações de importação ou exportação exigem cuidados especiais, pois cada embarque é único, um erro em trâmites ou em documentações podem causar multas, atrasos, custos extras e grandes prejuízos à operação. A expertise do agente de carga ajuda o processo ser finalizado sem esses danos.

Os agentes de carga possuem uma grande rede de contatos e um grande volume de embarques, dessa forma conseguem melhores tarifas de frete, um menor transit time e maior poder de barganha com portos, aeroportos, terminais e complexos logísticos.

Como a tecnologia substitui os agentes de carga internacional?

Nem sempre o importador ou exportador se sentem à vontade em confiar suas informações ou receber informações apenas de seu agente de carga. Atualmente com o uso da tecnologia é possível realizar atividades automaticamente, que antes havia a necessidade de um agente de carga envolvido. Por exemplo, rastreio e monitoramento de cargas, envio de follow ups, lançamento de documentações em sistemas da Receita Federal e até mesmo a busca por melhor condições de frete.

Conclusão

Mesmo com a tecnologia, o agente de cargas internacional continua sendo um dos players mais importantes do comércio exterior, uma vez que ele realiza a intermediação entre todas as partes da cadeia logística e garante atenção e dedicação total aos importadores e exportadores que desejam transportar sua mercadoria de uma nação a outra com menos riscos possíveis.

Em parceria com GETT Tecnologia para Comércio Exterior