5 estratégias para a otimizar a operação de importação

A aquisição de mercadorias do exterior é um processo complexo e burocrático que exige uma equipe focada, fornecedores que possuam excelência em seus produtos e grandes parcerias. Neste artigo será abordado 5 estratégias para otimizar as operações no setor de importação.

1- Gestão do tempo

As operações logísticas na área de comércio exterior exigem muito atenção aos prazos, deve haver muita disciplina e total gestão do tempo.

Além do leadtime calculado e esperado, outros deadlines devem ser cumpridos durante a operação logística, no início do embarque, já temos o deadline para a documentação e carga, além disso há prazos para emissão de licença de importação, certificado eletrônico na marinha mercante e declaração de importação.

Se estes prazos não forem respeitados, pode ocorrer prejuízos para empresa como auto de infração por omissão pela Receita Federal, ou multas para ajustar alguma informação após a data estipulada.

Outra situação em que a gestão do tempo deve ser considerada é a urgência em que esse embarque deve chegar ao Brasil. Por esse motivo, a análise de ETA (Estimated Time of Arrival) e o transit time devem ser controlados no momento da cotação de frete. Sempre analisar como um tripé, Transit Time, ETA e valor do frete. E após o embarque, o tracking deve ser realizado diariamente.

Para otimizar a gestão do tempo, é importante que a equipe possua um senso de urgência, e que utilizem isso junto com as ferramentas da empresa para organização de prazos e datas de chegada.

Mesmo com a máxima organização, há adversidades externas que não se pode prever e/ou controlar, como por exemplo, a extensão do feriado de ano novo lunar por conta do novo coronavírus, a alta do dólar e novos acordos externos. Esses fatores podem gerar atraso no embarque, mudança no planejamento financeiro e até a inoperação da linha de produção.

A equipe deve se manter sempre atualizada com o que está acontecendo no cenário internacional, a fim de desenvolver uma tempestividade e construir uma estratégia para lidar com esse imprevisto.

2- Controle de desempenho da operação

A velocidade e quantidade de informações recebidas diariamente são enormes, o controle é essencial para a tomada de decisão. O departamento de importação da empresa deve ter a habilidade de receber no tempo certo a informação, interpretar de forma correta e tomar uma decisão assertiva.

O desempenho da operação de importação deve ser medido de acordo com a qualidade, agilidade, confiabilidade e custos de forma a satisfazer a próxima etapa da cadeia produtiva, que pode ser o consumidor final do produto ou a conclusão da produção.

Verificar e analisar índices de cada processo e fornecedor é essencial para identificar possíveis problemas e criar melhores modelos e estratégias. Abaixo alguns indicadores que podem ser analisados:

• Verificação e eficiência de rotas, transbordos e transit time;
• Mapear oportunidades e ameaças no ambiente externo à empresa (político, tecnológico, econômico, social);
• Frequência do embarque;
• Padronização dos procedimentos;
• Utilização dos recursos intelectuais e tecnológicos;
• Benefícios utilizados (Drawback, RECOF, ATA Carnet, Ex Tarifários);
• Tempo médio do ciclo do pedido a chegada do embarque;
• Avarias e preocupação na armazenagem da carga;
• Segurança e qualidade do produto;
• Saldo em estoque, prazo de ressuprimento, pedidos de venda;
• Retificações realizadas em documentações.
• Esses indicadores podem ser analisados através de indicadores de desempenho (KPIs), para a análise da eficiência de todos os envolvidos desde a origem da mercadoria até o seu destino.

3- Metodologia Ágil

No ambiente de comércio exterior, há complexidade de informações, de decisões e cada embarque, por mais que semelhante a outro, possui características únicas. A todo tempo os profissionais e a equipe devem renovar seus projetos a fim de fazer melhorias na operação.

O método Agile, ou Ágil, são práticas eficazes para viabilizar um objetivo com qualidade e de com o menor tempo possível. Esse método é capaz de trazer muitas vantagens em operações de importação, principalmente em casos urgentes.

Primeiramente, a integração entre todos os setores da empresa é fundamental. O departamento de importação deve se comunicar com os outros departamentos, de forma que exista comunicação, confiança e não exista nenhum gap no processo.

A utilização de framework, como o SCRUM, para viabilizar novos projetos de importação e desenvolvimento de novos negócios, é considerável, pois permite a visualização da cadeia logística como um todo, a identificação do objetivo central (sprint), e a busca constante por evolução e melhoria.

Todas as etapas de um novo projeto de importação podem ser viabilizadas através da metodologia ágil, como classificação de produtos, documentações necessárias, parceiros, fornecedores, rotas e prazos, origem e destino. Empresas que possuem velocidade na operação se sobressaem sobre as outras.

4- Negociação internacional eficiente

A negociação internacional é uma etapa essencial para o departamento de importação, através das negociações é possível encontrar melhores valores, condições, qualificar produtos e fornecedores.

Todas as etapas do processo devem ser definidas na negociação entre exportador e importador, por se tratar de um assunto complexo, é necessário o respeito e adaptação entre culturas, conhecimento legal e tributário do país que se irá negociar e definição clara dos objetivos de ambos os lados da negociação.

5- Identificar campos de risco nas documentações

Antes da carga embarcar é importante que todas as documentações estejam corretas, em casos urgentes e com rotas mais curtas, a documentação antes da chegada do embarque, pode pode ser um grande desafio.

A emissão das documentações não devem ser delegadas apenas para o exportador, todos os envolvidos devem zelar pela confiabilidade dos dados, pois isso pode gerar grandes prejuízos como multas para a retificação de conhecimento de embarque e riscos no desembaraço aduaneiro se a DI for parametrizada em canal amarelo, vermelho ou cinza. Em caso de linha azul (despacho expresso), os documentos devem estar corretos da mesma forma.

Por esse motivo, deve ser reconhecido os principais fatores de risco de cada documentação. Todos os campos do conhecimento de embarque, invoice e packing list, possuem uma função, porém existem campos que se deve ter o dobro de atenção na conferência documental, pois podem gerar maiores problemas ao embarque. Os campos mais críticos são valor total líquido da invoice, Nomenclatura Comum do Mercosul, CNPJ do consignatário, quantidade de itens, porto de destino e em caso de madeira na embalagem, se a mesma foi tratada e certificada.

O setor de importação da sua empresa segue as estratégias listadas acima? Deixe nos comentários.

Este artigo foi escrito por Kauana Pacheco para a Pinho International Logistics

Formada em Negócios Internacionais e pós graduando Big Data and Market Intelligence, possui seis anos de experiência em operações do comércio internacional.